門出

改元は、新しい時代への門出のようなもの。

 

ビジネスマンや会社であれば、前時代を反省し、新しい時代でもがんばって成果を出していくぞという決意をするめでたいものです。

 

 

であれば、ビジネスの仲間として、お付き合いのある取引先企業にはお祝いの手紙を出しておきたいもの。

 

今回は

  1. お祝いの手紙を出すかどうか
  2. 出す場合の手紙の種類
  3. 書き方

 

について見ていきたいと思います。

 

お祝いの手紙を出す?

お祝いの手紙は出しましょう。ただし、本来この「祝い状」には社交辞令的のようなものです。

なので、以下の点について気を付けたいですね。

 

  • 何文もだらだらとお祝いを書かない(手紙の書き方にならって簡潔にかく)
  • ビジネス相手に不幸があったら「祝い状」を出すのはタブー。出してはいけない
  • 祝い状は原則として封書で出す
  • 出すならタイミングを逃さないようにすぐに出す

 

いずれも、ビジネス文書やビジネスメールでは基本のルールです。

 

ただ、「じゃあどうすればいいの?」というものがいくつかあるのでそれについて見てみましょう。

 

ビジネス相手に不幸があったら「祝い状」は出してはいけない

こう書いてありますが、肝心なのはあくまでも「ビジネス相手に」というところです。

 

ビジネスでは、自分も相手も、「会社の一員」として見ます。

 

つまり個人ではない。

個人としては祖父を亡くして喪中にあったりしたとしても、それは会社員としては関係ないわけです。

 

 

もちろん、亡くなったのが取引先企業の部長だったり社長だったり、なんなら平社員だったりすれば話は別です。

取引先企業は喪中にある。なので改元したからといってお祝いの手紙を出すのは慎まなければいけない。

 

 

こういうことになります。

 

その場合はどんな手紙を送ればいい?

原則、「喪中にある相手に祝い状を出すのはタブー」です。

 

しかしどうしても何か言いたい場合は、

  • 「平成は誠にお世話になりました」という感謝の意
  • 「(今元号)でもよろしくお願い申し上げます」というお願いの意

 

を一般的なビジネス文書でお伝えすることになります。

 

 

注意しなければいけないのは、この文中で「おめでとうございます」などのようなお祝いの言葉は一切使ってはいけないということです。

 

こういった点に気をつけて、ビジネス相手に「改元の手紙」を送れば、お互いに気を悪くせず取引を続けられます。

 

 

ただし注意として、昔ながらの古く知識のないおじさんなどがワンマンをやっている企業が取引先である場合、こういった手紙も悪く受けとめられてしまう可能性があります。

 

相手や相手との関係性を考慮したうえで手紙を送る。ダメそうであればじかに会いに行って挨拶をするというのも可です。

 

「祝い状」は原則として封書で出す

面倒くさく思うかもしれませんが、良くも悪くも日本の風習ですよね。

 

もちろん文章はpcで入力しても大丈夫です。

あとはそれをコピーして封筒に入れて送付するのみ。

 

 

ただし、相手との関係によっては、Eメールで出しても問題はありません。

改元のお祝いはビジネスメールで出せる?例文と書き方、文章構成は

 

十分に考慮したうえで出しましょう。

また、相手から先にEメールでお祝いの言葉が送られてきた場合も、原則としてEメールで返信してokです。

 

原則として「祝い状」はすぐに出す

年賀状も、ある程度親しい相手から元日に届けなければ「あぁん!?」となると思います。

 

ビジネスではそれは致命的になりかねないので、かならずすぐに出すようにしましょう。

 

  • 新元号の発表~2019年4月1日
  • 改元~2019年5月1日

 

こういった日程になっています。

カレンダー変更点

 

ではどちらで手紙を出すのか?両方で出さなければいけないのか?といった感じですが・・・。

 

 

基本的に、お祝いの文書を送るのは改元後で良いと思います。

改元前から「おめでとうございます」なんて、なんか変ですしね。

 

 

ただし、5月1日は10連休の真っただ中。

10連休のあいだは郵便や宅配便も凍ることが予想されているので、相手に届くのは5月7日です。

 

いちおう、10連休の間でも開く郵便局があり、それについては4月1日に日本郵便から発表があるようなので気にしておくといいでしょう。

 

 

取引先企業が10連休のない業界だったり、ブラック企業であったりすれば、5月1日にメールを送ったり会いに行ったりすることも可能ではあります。

この場合も、相手との関係性を考慮したうえでお決めになるといいですね。

 

手紙の種類は

手紙

ビジネス相手に送る手紙の種類ですが、このばあいは2つほど考えられます。

 

  1. 慶弔状(お祝い状)
  2. 挨拶状

 

では書き方と例文を見てみましょう。

 

慶弔状(お祝い状)の書き方・例文

お祝い状はこのような順で書きます。

  1. 日付
  2. 頭語
  3. 時候の挨拶
  4. 安否伺い
  5. 日頃の感謝
  6. 本文
  7. 結びの言葉
  8. 結語

 

例文を見てみましょう。

  1. (新元号)元年5月1日
  2. 拝啓
  3. 緑照り映える時節
  4. 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
  5. 平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
  6. さて、この度は無事に(新元号)が始まりましたこと、心よりお祝い申し上げます。貴社にとっても弊社にとっても新たな門出となることと推察しております。
  7. (新元号)もなお一層のご発展を遂げられるよう心よりお祈り申し上げます。
  8. 敬具

 

もう一つ。

  1. (新元号)元年〇月〇日
  2. 拝啓
  3. 牡丹の花が咲き誇る時節
  4. 貴社の皆様におかれましてもますますご活躍のことと拝察いたしております
  5. 平素はひとかたならぬご恩顧をいただき厚く御礼申し上げます
  6. さて、この度は無事に(新元号)が始まりましたこと、心よりお祝い申し上げます。長い不景気が続いてはおりますが、貴社にとってこの新たな門出が素晴らしいものになることを心よりお祈りいたしております
  7. (新元号)でも何卒よろしくお願い申し上げます
  8. 敬具

 

また、こちらもご覧くださいね。

(関連記事:頭語と結語の組み合わせ

(関連記事:5月の時候の挨拶

 

 

挨拶状の書き方・例文

取引先企業が喪中だったりして「お祝い状が出せない」ときのものです。

 

  • 「お祝いの言葉は避ける」
  • 「平成はありがとうございました」
  • 「(新元号)もよろしくお願いします」

これら3点がポイントです。

 

これら3点以外は通常のビジネス文書と同じです。例文を見てみましょう。

 

  1. (新元号)元年〇月〇日
  2. 拝啓
  3. 平素は格別のご厚情を賜り厚く御礼申し上げます。
  4. さて、この度は(新元号)が始まり、新たな時代への決意を胸に精進されていくことと存じます。
  5. 弊社といたしましても惜しみないご協力をさせていただければと存じますので、その際はなんなりとお申し付けください。
  6. (新元号)でも何卒よろしくお願い申し上げます。
  7. 取り急ぎ、書面にて(新元号)のご挨拶とさせていただきます
  8. 敬具

 

*喪中はがきであれば、頭語と結語や時候の挨拶を使うことは禁止です。

 

しかし今回は喪中はがきではなくあくまで新元号の挨拶状としてなので頭語と結語くらいなら入れるという人が多いです。

 

ビジネス文書の構成は

例文は見てきましたが、問題はどんな構成で書くかですよね。

 

文字を下げるのか右詰めにするのかなどなど・・・

ちょっと大変でもあります。

 

一般的な文書の構成例はこうです。

ビジネス文書の構成

 

注意する点です。

 

  • 日付は右寄せにして1文字分左に下げる
  • 相手の会社名は1文字下げる
  • 相手の名前は2文字下げる
  • こちらの名前は左右両端を1文字ずつ空ける
  • 件名は中央寄せにする
  • 頭語と時候の挨拶との間は1文字空ける

 

まとめ

ではここまでありがとうございました。

 

改元したら取引先企業にはお祝い状や挨拶状を出します。

 

失礼のないように、改元から1営業日目には届くようにしたいですね。

 

これからも取引先企業さんと良い関係を築いていってください♪